Denne beskrivelsen gjelder systemene Butikkdata Standard og Pluss som begge har lagerstyring.
Mini, MiniPos og Smartkasse har ikke lagerstyring, på disse må eventuell varetelling gjøres utenom systemet.
Merk: Dersom du har en håndterminal (Pocket Lager) med telleprogrammet LexRetail brukes ikke tellelistene - da kan du se denne artikkelen
Vi anbefaler denne fremgangsmåten for å telle varelageret:
- Skriv ut eller lagre rapporten Lagerverdi for å vise status på lageret før tellingen
- Skriv ut Telleliste
- Gjennomfør tellingen og skriv inn rett antall på tellelisten
- Juster lageret riktig i Justeringsmodulen, og skriv ut eller lagre justeringsrapporten som kommer frem når du lagrer
- Skriv ut eller lagre rapporten Lagerverdi for å vise status på lageret etter gjennomført telling
De ulike punktene er beskrevet i detalj under.
1. Ta ut lagerverdi-rapport før telling
For å kunne se forskjellene i lagerverdi før og etter telling er det anbefalt å ta ut en status i forkant.
Vi anbefaler å ta vare på rapporten slik at den kan vises til revisor ved eventuelt ettersyn.
- I Admin-programmet: Gå til Utskrift, sending og varer på toppmenyen
- Klikk på Rapporter knappen øverst til venstre
- Klikk på Varer og lagerstatus på venstre side
- Klikk på Lagerverdi på venstre side, og dette bildet kommer opp:
- Kryss av for de varegruppene du ønsker å ta ut rapport på (har du lagerstyring på alle varegrupper kan du trykke "Velg alle")
- Trykk på Til skjerm-knappen for å vise rapporten:
- Forklaring til rapporten:
Felt Forklaring I lager Antallet på lager. Vises pr vare, summert pr varegruppe, og totalt for alle valgte varegrupper (siste side i rapporten) Lagerverdi Antall på lager ganget med kostpris eks.mva.
Vises pr vare, summert pr varegruppe og totalt for alle valgte varegrupper (siste side i rapporten)Salgsverdi Antall på lager ganget med utsalgspris eks.mva.
Vises pr vare, summert pr varegruppe og totalt for alle valgte varegrupper (siste side i rapporten) - Hvis du har en A4-skriver koblet til maskinen kan du skrive ut rapporten. Eventuelt kan den lagres som en PDF-rapport som senere kan videresendes på e-post (klikk på markert knapp på båndet over rapporten):
2. Skriv ut telleliste
Vi anbefaler å skrive ut en telleliste fra systemet fordi man da får ut en komplett oversikt over varene i systemet med antallet på lager.
Om det finnes varer registrert på lager som ikke lenger finnes i butikken/på lageret, vil det være vanskelig å avdekke disse uten tellelisten
- I Admin-programmet: Gå til Utskrift, sending og varer på toppmenyen
- Klikk på Rapporter knappen øverst til venstre
- Klikk på Varer og lagerstatus på venstre side
- Klikk på Telleliste på venstre side, og dette bildet kommer opp:
- Kryss av for de varegruppene du ønsker å ta ut rapport på (har du lagerstyring på alle varegrupper kan du trykke "Velg alle")
- Trykk på Til skriver for å skrive ut rapporten (NB: Krever A4-skriver tilkoblet maskinen)
3. Gjennomfør tellingen og før inn riktig antall
I tellelisten fører du inn hvor mange varer du faktisk har på lager for hver vare under overskriften Telling
I Differanse-feltet kan du føre inn forskjellen mellom antall i systemet og faktisk antall, men dette kommer også med på justeringsrapporten fra systemet etter at tellingen er registrert inn.
Vi anbefaler å ta vare på de ferdige tellelistene slik at disse kan vises til revisor ved eventuelt ettersyn.
4. Justere lageret i henhold til tellelistene
Når tellingen er gjennomført må lageret i systemet korrigeres. Dette gjøres i justeringsmodulen:
- I Admin-programmet: Gå til Utskrift, sending og varer på toppmenyen
- Klikk på Justering knappen øverst til høyre
- Dette vinduet kommer opp:
- Justeringsgrunnlag: Her legger du inn en beskrivelse av justeringen, for eksempel det forhåndsdefinerte valget: Korrigering etter lagertelling
- Klikk på knappen Juster fra tabell
- I bildet som kommer opp kan du legge inn antallet fra tellelistene pr vare. Vinduet er delt opp pr varegruppe, og følger samme standard-sortering som tellelisten.
Legg inn antallet du talte i feltet Ny verdi
(Tips: du kan bruke piltastene på tastaturet til å flytte nedover i listen)
- Klikk OK nederst til høyre når du har lagt inn riktig antall på alle varene:, og du kommer tilbake til hovedbildet for justering. Her vises alle varer som faktisk er justert i antall (ikke de varer som hadde riktig antall på lager fra før):
- NB: Det er viktig at du nå klikker på Lagre-knappen for at tellingen skal bli oppdatert i systemet!
- Du får så ut en justeringsrapport som du kan skrive ut eller lagre som PDF:
Rapporten viser alle varer som er justert. For å få den fulle oversikt over ditt lager, se neste trinn
5. Skrive ut lagerverdi-rapport etter varetelling
Følg samme fremgangsmåte som i punkt 1.
Denne rapporten viser lagerstatus etter telling, og skal brukes som regnskapsbilag. Rapporten må signeres av den ansvarlige for tellingen før den overleveres regnskapsfører / revisor.